P05 – Gestão de Recursos

V5.1

Na necessidade de contratação de novo colaborador, o Gerente de Unidade:

1. Coordena seleção de pessoa que atenda os requisitos de competências para a vaga;
2. Entrevista o candidato para evidenciar as competências necessárias;
3. Aprova a pessoa escolhida e o encaminha para ingresso.

No ingresso de novo colaborador, o Assistente Administrativo:

1. Providencia a documentação e coordena a realização dos exames admissionais;
2. Cadastra o novo colaborador;
3. Aplica o treinamento de ingresso (IA001).

Anualmente, o Assistente Administrativo: 

1. Coordena a realização dos exames periódicos dos funcionários.
2. Coordena e registra uma avaliação junto ao cadastro de colaboradores.

Continuamente, o Assistente da Qualidade:

1. Assegura que o pessoal esteja apto e consciente para garantir a conformidade dos requisitos do processo.
2. Identifica a necessidade de realizar treinamento na função e coordena a sua realização.
3. Analisa se existe necessidade de elaboração de novo treinamento para garantir a satisfação do cliente.

Nota. Se o colaborador, tornar-se responsável por nova função o mesmos deve ser treinado no processo e nas instruções relacionadas.

No caso de desligamento de colaborador, o Assistente Administrativo:

1. Providencia toda a documentação exigida para o desligamento;
2. Coordena a realização de exame demissional;
3. Envia documentos para o contador.

ATIVIDADES FINANCEIRAS

Mensalmente, o Assistente Administrativo:

1. Encaminha os extratos, documentos bancários, notas fiscais de entradas e notas fiscais de saídas para o contador.
2. Atualiza e encaminha para a matriz o faturamento X recebimento com a relação de contas a receber.

Semanalmente, o Assistente Administrativo:

1. Verifica recebimentos em aberto;
2. Comunica o cliente sobre o valor em aberto;
3. Monitora a sua quitação.
4. Preenche e envia o informe semanal e relatório de movimentos não baixados para o Gerente Geral

Diariamente, o Assistente Administrativo:

1. Controla a condição do caixa, bancos e contas a pagar.
2. Mantem atualizado o Sistema Informatizado de Gestão (MGS). conforme instrução IA 0014

ATIVIDADES DE APOIO

Semanalmente, o Assistente Administrativo:

1. Verifica que o back-up  e o programa de anti-vírus da empresa estão atualizados.

Diariamente, o Assistente Administrativo :

1. Envia o Informe Diário para o Gerente Geral.

Continuamente, o Líder de Produção:

1. Verifica se os formulários apropriados estão disponíveis em quantidade suficiente para os usuários e providencia o arquivamento dos já utilizados;
2. Verifica com o “Apoio Logístico” a necessidade de manutenção do caminhão;
3. Verifica condições de higiene e limpeza do ambiente de trabalho;
4. Verifica condições de luminosidade e ventilação do ambiente de trabalho;
5. Controla e cobra o correto uso dos equipamentos de segurança.

Nota: na necessidade de tomada de ação, informa o  assistente  administrativo.

Na necessidade de realizar um frete, o Apoio Logístico:

1. Verifica condições de uso do caminhão;
2. Confere a carga para ver se é a mesma que a Nota Fiscal descreve.
3. Confere se a carga está bem acondicionada e segura.

Nota: Quando a carga se tratar de propriedade do cliente, verificar embalagens.